9,6 mill. kr til utvikling av ny DKS-portal
OSLO: Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) tildeler Kulturtanken 9,6 millioner kroner for å utvikle en ny portal for Den kulturelle skolesekken. Portalen skal bringe sammen produsenter, bestillere og utøvere, og bidra til et større og mer variert DKS-tilbud i hele landet.
Det primære formålet med prosjektet er å effektivisere dagens administrative håndtering av Den kulturelle skolesekken (DKS) og å øke kvaliteten gjennom en helhetlig digitaliseringsprosess.
Dette skal føre til at:
- Skoler og elever får et bredere og mer variert kulturtilbud for lavere administrative kostnader enn i dag.
- Komplette data til rapportering samles inn automatisk.
- Brukerne har oversikt over tilgjengelige utøvere og produksjoner.
Les mer om den nye portalen på prosjektblogg.dksportalen.no
Felles data i et system
Prosjektet skal legge til rette for helhetlige prosesser der data om skoler, elevantall, turneruter, utøvere, produksjoner, søknader og prosjektforslag samles i ett system. Dataene skal være tilgjengelige for gjenbruk, og registreres bare én gang. Dataene skal kunne leses i sanntid, der informasjonen som legges inn av en bruker synliggjøres for andre brukere av systemet. Dette skal bidra til å sikre koordinering av tilbudet i DKS både ved utvalg av utøvere og ved koordinering av tilbudene til den enkelte skole
Et helhetlig system for samling av data vil også medføre atskillig effektivisering av forvaltningen, og kan på sikt tenkes utvidet til hele den offentlige kultursektoren.
Enklere søknadsprosess
Søknadsprosessen til DKS skal bli enklere, og samtidig bidra til et større tilfang av utøvere og produksjoner. Tiden utøver må bruke på å søke til ordningen skal reduseres. Utøvere i ordningen skal sikres enkel tilgang til informasjon som angår dem, og færre systemer å forholde seg til. Prosjektet skal også sørge for større transparens og likebehandling i ordningen.
Produksjoner som turnerer i ordningen skal være synlige i en «nasjonal programbank», med mulighet for distribusjon og kvalitetssikring på nasjonalt nivå.
Automatisk genererte rapporter
Kulturtanken, fylket og kommunen skal kunne hente ut automatisk genererte DKS-rapporter basert på informasjon den enkelte kommune eller fylkeskommune legger inn i forbindelse med sin turnéplanlegging, slik at andre prosedyrer for rapportering fra fylke og kommuner ikke lenger er nødvendig. Prosjektet skal også sørge for gjenbruk og videre bruk av informasjon - blant annet gjennom å koble systemet til nasjonale felleskomponenter og fellesløsninger som allerede finnes i dag.
Systemet skal legge til rette for innsyn og forskning gjennom åpne data. Det er også potensial for å kombinere data fra andre kilder (blant annet offentlige datakilder, kulturinstitusjoner og kulturaktører) for videre statistikkutarbeiding og analyser som vil ha verdi for forskning, politikkutforming og verdiskaping.
Brukervennlig
Et nytt system skal sette brukerne i sentrum gjennom en lett tilgjengelig skyløsning med intuitiv utforming og god brukerstøtte og opplæring. Systemet må ha ulike tilgangsnivåer basert på brukernes ulike roller og funksjoner i ordningen. Samordning med fylke og kommune vil være avgjørende for at prosjektet lykkes, og de ulike brukergruppene skal være godt representert i alle prosjektets faser. KS er orientert om Kulturtankens digitaliseringsprosjekt, og legger til grunn at det videre arbeidet med prosjektet gjennomføres ihht plattform for digital samhandling i kommunal sektor.
Bakgrunn
I konsulentselskapet Rambølls rapport "Utredning av administrativt system for Den kulturelle skolesekken" fra 2015 er behovet for et helhetlig IT-system for hele Den kulturelle skolesekken (DKS) beskrevet:
«Mange opplever også at det er en økende misnøye med de administrative systemene som brukes i dag. Dette har ført til at man gradvis har tatt i bruk egne metoder for å løse behov som dagens systemer ikke ivaretar godt nok. Mange bruker eksempelvis støtteverktøy utenom de systemene som finnes i dag, slik som eksempelvis egne omfattende regneark med aktivitetsplaner, årshjul, programplaner osv. Bruk av eksterne regneark og skyggearkiver gjør administreringen av ordningen sårbar og ressurskrevende.»
Alle landets fylker og kommuner skal rapportere sine DKS-aktiviteter til Kulturtanken. Denne rapporteringen danner grunnlaget for Kulturtankens årsrapport til departementet. Slik rapporteringen foregår i dag er den svært tidkrevende, delvis manuell og mangelfull. Noen kommuner rapporterer ikke på aktivitet i det hele tatt, og det foregår manuelle prosesser hvor spørsmål kan tolkes ulikt, uten mulighet for en sentral kvalitetssikring av svarene.
I tiden framover vil det være behov for å sikre overføring og bevaring av historikk og data om DKS i forbindelse med sammenslåingen av fylker i den pågående regionreformen. Prosjektet tar sikte på å være en viktig ressurs for dette arbeidet.